Positive Kommunikation in schwierigen Führungssituationen

Dir steht ein unangenehmes Mitarbeitergespräch, die Besprechung eines Konfliktes, eine Kündigung oder ein anderes herausforderndes Gespräch mit Mitarbeiter:innen bevor?

Hier lernst du, wie du mit Hilfe von positiver Kommunikation auch schwierige Situationen erfolgreich meistern kannst. Wenn du grundsätzlich mehr über positive Kommunikation wissen möchtest, kannst du dich auch zuerst hier in das Thema einlesen.

Warum positive Kommunikation hilft. Oder ginge auch "negative Kommunikation"?

Positive Kommunikation ist gar nicht so schwierig! Zum Beispiel mit «active constructive communication». Das ist eine mächtige Kommunikationstechnik, die du ganz schnell lernen kannst. Im entsprechenden Blog-Beitrag findest du dazu alles Wissenswerte.

Aber lass und jetzt mal schauen, welche Art der Kommunikation in schwierigen Situationen sicher nicht hilfreich ist.

Eine Studie zeigt: 80% der Angestellten drücken sich vor einem unangenehmen Gespräch. Sie gehen der betroffenen Person aus dem Weg und wenn das mal nicht klappt, versuchen sie geschickt das Thema zu wechseln. Einige denken sogar darüber nach, den Job aufzugeben, statt sich in einem Gespräch dem Thema zu stellen.

Das ist kein kluger und geschickter Umgang mit unangenehmen Situationen in der Arbeitswelt: Probleme wuchern, Ressentiments zwischen den Mitarbeitenden wachsen und das Engagement sinkt.

In aller Regel gilt also: Schwierige Situationen ansprechen ist hilfreich. Oder anders gesagt: schwierige Situationen nie anzusprechen hilft auch nicht wirklich weiter. Wie aber geht man an ein solches Gespräch heran?

Und so geht positive Kommunikation in schwierigen Situationen

Fünf Tipps für Kommunikation in herausfordernden Situationen

Diese fünf Ratschläge richten sich an alle, denen ein schwieriges Gespräch (zum Beispiel ein herausforderndes Gespräch mit einer/m Mitarbeiter:in) bevorsteht.

Tipp 1 für schwierige Kommunikationssituationen: Prüfe deine Emotion!

Bevor du ein schwieriges Mitarbeitergespräch, kannst du eine «Emotionsbilanz» ziehen. Dabei fragst du dich, ob deine Emotionen (z.B. Wut weil Herr xy schon wieder seine Arbeit nicht erledigt hat..) wirklich den entsprechenden Sachverhalt betreffen.

Wenn du das Gespräch jetzt führen würdest, würdest du aus einem Affekt heraus handeln? Dinge sagen, die du so vielleicht gar nicht meinst?

Die zentrale Frage ist also: Würde deine aktuelle Emotionslage zu einem Verhalten von dir führen, das wirklich zur Situation passt?

Manchmal schadet es also nicht, zuerst etwas Distanz zu schaffen, die "Sache etwas abkühlen" zu lassen. Also zum Beispiel die berühmte "eine Nacht darüber zu schlafen" oder zuerst mit einer Vertrauensperson darüber zu sprechen.

Tipp 2 für herausfordernde Mitarbeiter-Gespräche: Prüfe deine Haltung!

Hierarchisch magst du höher gestellt sein. Du hast vielleicht einen anderen Status, eine andere Rolle etc. Aber: In jedem Gespräch begegnest du einem gleichwertigen Menschen. Unabhängig von Hierarchie, Status und Rolle: Begegne deinem Gegenüber aus einer Haltung von "Gleichwertigkeit" auf Augenhöhe.

Auch dein Gegenüber darf zu Wort kommen und hat das Recht, dir auch seine Sicht der Dinge darzulegen. Dein Gegenüber hat immer das Recht, von dir ernst genommen zu werden.

Weiter unten findest du einige Beispiel für eine Kommunikation auf Augenhöhe. Versuche also immer auch, dein Gegenüber zu Wort kommen zu lassen, dir seine/ihre Seite anzuhören und diese ernst zu nehmen.

Dabei ist es auch wichtig, nicht zu «generalisieren». Die Beispiele in der Grafik unten geben dir einen Eindruck davon, was damit gemeint ist:

Statt "du machst immer..." versuche "ich habe das Gefühl, dass..."

oder statt "Kollege Meier hat mir gesagt, dass du immer..." versuche

"ich habe bis jetzt nur die Version von Kollege Meier gehört,

jetzt interessiert mich deine Sichtweise..."

Tipp 3: Wertschätzung in schwierigen Gesprächssituationen

Hand auf's Herz: Es ist doch das normalste der Welt, dass es zu Konflikten und herausfordernden Situationen kommt, wenn Menschen aufeinandertreffen. Konflikte, Herausforderungen und zwischenmenschliche Probleme sind einfach Teil unseres Lebens.

Genauso menschlich ist es, stets eine wertschätzende Haltung einzunehmen. Wenn du eine Kündigung aussprechen musst (was ja wirklich eine sehr schwierige und herausfordernde Kommunikationssituation ist), kann das trotzdem wertschätzend geschehen.

Das bedeutet, dass du auch in diesem Fall deinem Gegenüber auf Augenhöhe (siehe auch Tipp 2) begegnen kannst.

Wertschätzend zu kommunizieren (auf Augenhöhe) in einem Kündigungsgespräch könnte beispielsweise so aussehen:

«Es fällt mir sehr schwer, Sie aus unserem Betrieb gehen lassen zu müssen. Sie haben uns während Ihrer Zeit hier mit Ihrer (Ausdauer, Authentizität, Genauigkeit, Freundlichkeit, Kreativität …) immer unterstützt. Obwohl wir einsehen müssen, dass Sie und unser Betrieb nicht mehr zusammenpassen, schätzen wir doch die gemeinsame Zeit und Ihre geleisteten Beiträge sehr.»

Das wichtigste dabei: Auf Augenhöhe und wertschätzend heisst, immer authentisch zu sein. Vermeide Floskeln und vermeide unehrliche Aussagen.

Wir Menschen können häufig nicht wirklich "angelogen" werden. Irgendwie spüren wir, ob unser Gegenüber authentisch ist. Das kann auch die Wissenschaft bereits sehr schön beweisen (Resonanzforschung).

Tipp 4: Auch in schwierigen Situationen konstruktiv reagieren

Auch in Konfliktsituationen kannst du konstruktiv bleiben. Vielleicht hast du für ein vorliegendes Problem bereits einen Lösungsvorschlag? Oder es gibt trotz allem Ressourcen, auf die du im Gespräch fokussieren kannst?

Diese lösungsorientierte und konstruktive Haltung gelingt besser, wenn du einen ressourcen- und stärkenorientierten Mindset hast.

Schau dir das Video unten an, wenn du das Konzept der Stärkenorientierung mit dem Konzept der Charakterstärken (VIA Values in Action) noch nicht kennst:

Das kann bei einem Konflikt zwischen zwei Mitarbeitenden beispielsweise bedeuten, dass du den einen auf seine Stärke «Optimismus», den anderen auf seine Stärken «Vergebungsbereitschaft» und «Fairness» aufmerksam machst.

Gemeinsam könnt ihr anhand dieser Stärken Ressourcen ausarbeiten, die euch im Konflikt weiterhelfen.

Tipp 5: Training und Übung ist alles. Gerade für schwierige Gesprächssituationen.

Schwierige und herausfordernde Kommunikationssituationen sind für die meisten von uns nicht alltäglich. Wir können das nicht einfach so und die Übung für derartige Situationen fehlt uns. Und oftmals fehlen uns auch Vorbilder für positive Kommunikation in schwierigen Situationen.

Es ist nichts verkehrt daran, anstehende und schwierige Gespräche im Voraus zu üben. Du kannst dich dabei an eine vertraute Person oder eine:n Mitarbeitende:n aus dem HR melden.

Wenn du ein schwieriges Gespräch vorher übst, kannst du auch einfach einmal verschiedene Möglichkeiten der Kommunikation ausprobieren und in Erfahrung bringen, was für dich gut funktioniert.

Übrigens: Gerade weil Training so wichtig ist, finden wir von mindboxPlus Kommunikationstrainings eine äusserst wichtige Sache. Aber die meisten Menschen mögen keine Kommunikationstrainings mit klassischen Rollenspielen. Deshalb machen wir das ausschliesslich mit professionellen Schauspielern. Das wirkt einfach besser und der Lernerfolg ist grösser. Schau hier, wie wir das genau machen.

Und vergiss nicht: 80% aller Arbeiter:innen drücken sich vor einem unangenehmen Gespräch. Wenn auch du dich davor etwas fürchtest, bist du ganz und gar nicht alleine. Aber mit positiver Kommunikation und einer positiven Haltung, begegnest du der Situation mit neuen Ressourcen und Möglichkeiten!

Nicht immer stehts du als Leader:in vor einem schwierigen Gespräch. Manchmal verhindern ganz einfach sich häufende Tasks und Deadlines, dass Mitarbeiter:innen genügend Wertschätzung entgegengebracht wird. Mehr darüber, wie du im hektischen Arbeitsalltag wertschätzend kommunizieren kannst, findest du hier.

Einige Ideen für diesen Blogbeitrag stammen übrigens teilweise aus dem Buch von Christian Thiele und Markus Schweighart: Mitarbeitergespräche positiv führen. Ein Lesetipp!